Peran Apostille dalam Mempermudah Proses Legalisasi Dokumen di Indonesia

Penulis   :   M. Fahrurrozi Rangkuti

Editor     :   Adella Rahman

Arus globalisasi yang semakin cepat telah mendorong meningkatnya kebutuhan penggunaan dokumen lintas negara, baik untuk kepentingan pendidikan, investasi, perkawinan campuran maupun proses hukum lainnya. dokumen yang diterbitkan di suatu negara umumnya harus melalui proses legalisasi agar diakui secara sah di negara lain. Proses legalisasi konvensional yang berlapis melalui notaris, kementerian terkait, hingga perwakilan diplomatik kerap memakan waktu, biaya, dan tenaga yang tidak sedikit.

 Namun sejak Indonesia meratifikasi konvensi apostille lewat Peraturan Presiden (PERPRES) Nomor 2 Tahun 2021 Pengesahan Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (Konvensi Penghapusan Persyaratan Legalisasi Terhadap Dokumen Publik Asing) mekanisme pengesahan dokumen asing mengalami perubahan signifikan. Artikel ini akan membahas bagaimana peran apostille dalam mempermudah proses legalisasi dokumen di indonesia. 

Pertanyaan

Apa itu Apostille sekaligus kaitannya dengan Konvensi Apostille 1961.?

Bagaimana persyaratan dan prosedur apostille yang berlaku di Indonesia 

Apa itu Apostille dan Konvensi Apostille 1961

 Apostille merupakan tanda pengesahan tanda tangan pejabat, pengesahan cap dan/atau segel resmi dalam dokumen yang dimohonkan berdasarkan verifikasi. Apostille diatur pada The Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (Konvensi Apostille 1961). Oleh karena itu dokumen yang telah mendapatkan pengesahan atau cap apostille dianggap sah dan dapat digunakan langsung di negara lain tanpa perlu melalui proses legalisasi berlapis seperti di Kedutaan Besar atau Kementerian Luar Negeri. 

 Namun dokumen apostille hanya dapat dipergunakan pada negara-negara yang telah meratifikasi Konvensi Apostille 1961 sehingga diluar dari negara tersebut masih memerlukan proses legalisasi konvensional. Saat ini indonesia telah menjadi bagian dari negara yang memberlakukan apostille dan telah terdapat 127 negara yang telah menerapkan kebijakan apostille terhadap dokumen tertentu. 

Perbedaan Apostille dan Legalisasi 

Terdapat perbedaan yang sangat signifikan antara apostille dengan legalisasi dari segi tujuan, prosedur dan persyaratan. Apostille bertujuan untuk memudahkan proses legalisasi dokumen antar suatu negara dengan menggunakan satu stempel atau sertifikat yang dikeluarkan oleh otoritas berwenang negara asal dokumen untuk dipergunakan di negara lain yang telah memberlakukan apostille sehingga menjadikan prosesnya lebih cepat. Disamping itu diakui oleh semua negara anggota Konvensi Apostille 1961 tanpa perlu proses tambahan. 

Sedangkan legalisasi merupakan proses legalisasi dokumen yang melibatkan beberapa tahapan, verifikasi kedutaan atau konsulat negara tujuan sehingga memerlukan verifikasi dari beberapa tingkat otoritas termasuk departemen luar negeri dan kedutaan negara tujuan yang biasanya memiliki proses lebih kompleks dan memakan waktu lebih lama. Selain itu juga setiap negara memiliki prosedur dan persyaratan berbeda tergantung pada negara tujuan. 

Manfaat Apostille 

Manfaat Apostille memberikan sejumlah manfaat dalam penggunaan dokumen lintas negara, yaitu: 

Menyederhanakan prosedur legalisasi dokumen untuk keperluan di luar negeri tanpa melalui tahapan birokrasi yang berlapis dan memakan waktu; 

Menjamin pengakuan keabsahan dokumen di seluruh negara pihak yang meratifikasi Konvensi Apostille 1961 tanpa memerlukan legalisasi tambahan; 

Mengurangi beban administratif serta biaya karena proses verifikasi dilakukan melalui satu mekanisme sertifikasi; 

Memberikan kepastian bahwa dokumen telah diverifikasi oleh otoritas berwenang sehingga meningkatkan keabsahan dan keandalan isinya.. 

Dokumen yang Dapat Menggunakan Layanan Apostille 

 Mengenai dokumen apa saja yang dapat menggunakan layanan apostille telah diatur dalam Konvensi Apostille 1961 dan diatur lebih lanjut pada Pasal 1 Perpres 2/2021 yang berbunyi: 

Konvensi ini wajib berlaku terhadap dokumen publik yang digunakan di wilayah Negara Peserta dan yang harus dihasilkan di wilayah Negara Peserta lainnya. Untuk tujuan Konvensi ini, yang dianggap sebagai dokumen publik adalah: 

dokumen yang berasal dari suatu otoritas atau pejabat yang berkaitan dengan pengadilan atau tribunal Negara, termasuk yang berasal dari penuntut umum, panitera pengadilan atau jurusita (“huissier de justice”);

dokumen administratif; 

dokumen yang dikeluarkan oleh notaris; 

sertifikat resmi yang dilekatkan pada dokumen yang ditandatangani oleh perseorangan dalam kewenangan perdatanya, seperti sertifikat yang mencatat pendaftaran suatu dokumen atau yang mencatat masa berlaku tertentu suatu dokumen pada tanggal tertentu dan pengesahan tanda tangan oleh pejabat dan notaris. 

Namun, Konvensi ini tidak berlaku: 

terhadap dokumen yang ditandatangani oleh pejabat diplomatik atau konsuler;

terhadap dokumen administratif yang berkaitan langsung dengan kegiatan komersial atau kepabeanan.

 Sehingga jika merujuk pada ketentuan tersebut dokumen-dokumen yang dapat menggunakan layanan apostille sesuai dengan Konvensi Apostille 1961 terbatas pada dokumen-dokumen yang disebut pada aturan tersebut.

Syarat Apostille di Indonesia

 Apostille diajukan permohonan kepada Kementerian Hukum pada Direktorat Jenderal AHU dengan mengisi formulir secara elektronik. Formulir permohonan paling sedikit memuat: 

Identitas pemohon;

Identitas penerima kuasa jika dikuasakan; 

Negara tujuan dokumen akan dipergunakan;

Jenis dokumen; 

Nama dan nomor dokumen sekaligus nama pemilik yang tertera pada doumen yang dimohonkan apostille;

Nama pejabat yang menandatangani dokumen;

Nama instansi yang menerbitkan dokumen.

Prosedur Apostille di Indonesia 

Mengajukan permohonan secara daring melalui laman resmi Apostille Kementerian Hukum dan HAM pada https://apostille.ahu.go.id/ . 

Dokumen akan diverifikasi oleh Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum. 

Setelah verifikasi disetujui, pemohon melakukan pembayaran dan mencetak sertifikat/stiker apostille di Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM. 

Verifikasi sertifikat apostille dapat dicek melalui fitur verifikasi pada https://apostille.ahu.go.id/verifikasi .

Kesimpulan 

Pemberlakuan apostille di Indonesia sejak diratifikasinya Hague Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents melalui Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021 telah membawa perubahan signifikan dalam mekanisme legalisasi dokumen lintas negara. Apostille menyederhanakan prosedur yang sebelumnya berlapis menjadi satu tahapan sertifikasi oleh otoritas berwenang, sehingga menciptakan efisiensi waktu, biaya, serta kepastian hukum bagi masyarakat dan pelaku usaha. Dengan demikian, apostille berperan penting dalam mendukung mobilitas hukum internasional dan memperkuat kemudahan berusaha di era globalisasi. 

Q&A 

Apakah semua dokumen dapat diajukan apostille? 

Tidak. Hanya dokumen publik sebagaimana diatur dalam Konvensi Apostille 1961 dan Perpres 2/2021 yang dapat diajukan apostille. Dokumen yang ditandatangani pejabat diplomatik/konsuler serta dokumen administratif terkait kegiatan komersial atau kepabeanan tidak termasuk. 

Apakah dokumen yang telah mendapatkan apostille masih perlu dilegalisasi di Kedutaan? 

Tidak, sepanjang dokumen tersebut akan digunakan di negara yang juga menjadi pihak Konvensi Apostille 1961. Jika digunakan di negara yang belum menjadi anggota, maka tetap memerlukan legalisasi konvensional.

Jika Anda berencana mendirikan PT, CV, atau Firma sekaligus mengurus perizinan berusaha, PT WaktunyaLegal siap menjadi solusi Anda. Kami membantu proses pendirian dan perizinan usaha secara cepat, aman, dan terpercaya, sehingga Anda dapat fokus mengembangkan bisnis tanpa hambatan legalitas. 

Mulai pendirian dan perizinan usaha Anda sekarang di: waktunyalegal.com

Source 

Peraturan Perundang-Undangan 

Peraturan Presiden (PERPRES) Nomor 2 Tahun 2021 Pengesahan Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (Konvensi Penghapusan Persyaratan Legalisasi Terhadap Dokumen Publik Asing)

Website 

Lia Astuti Ningsih. “Apa Yang Dimaksud Apostille? Berikut Penjelasannya!”. Infiniti Blog [Diakses 20 Februari 2026]. https://infiniti.id/blog/legal/apa-yang-dimaksud-apostille